Como a ISO 41001 pode salvar sua empresa

Aprenda a lidar com a crise económica e a pandemia.

Economistas defendem que o impacto económico do COVID-19 guarda pouca semelhança com a Grande Recessão (2008), e a OCDE já prevê o menor crescimento do PIB mundial desde 2009. Acredita-se que a pandemia do novo coronavírus está a conduzir a economia global a um período de estagnação mais grave do que os provocados pela crise do petróleo, nos anos 1970, e a Black Thursday, em 1929.

Neste contexto, a continuidade das organizações, nomeadamente das pequenas e médias empresas, está sob ameaça, e a atitude em face dos desafios impostos pela contração económica determinará a sobrevivência ou apontará o caminho para a insolvência. É chegada a hora da tomada de decisões estratégicas indispensáveis ao êxito da entidade diante da crise que se segue.

O Facility Management, que experimentava, nos últimos anos, uma fase de expansão, ganha agora extraordinária importância. Através de um crescente e constante processo de outsourcing dos serviços de suporte, as empresas buscam priorizar seu core business, reduzindo e otimizando os custos, mas perdendo o controlo e a autonomia sobre os mesmos.

Há duas respostas possíveis para este momento: cortar radicalmente os gastos e, consequentemente, sacrificar a qualidade; ou implementar um sistema de gestão que propiciará o ambiente ótimo para a aprendizagem e preservação da culturaorganizacional. Ultrapassada a crise, enquanto a primeira opção acarreta as consequências da não qualidade, a segunda hipótese trabalha em favor do bom desempenho e da consistência da oferta.

Agora, a necessidade de uma gestão de facilities eficaz não se trata do aumento da concorrência do mercado (qualquer que seja o setor de atuação da organização), dos efeitos da globalização sobre a competitividade ou da manutenção da vantagem competitiva. Trata-se de preservar o funcionamento da empresa, ao afetar os recursos apropriados, facilitando a superação deste momento e garantindo a eficiência operacional.

A nova norma ISO 41001:2018 é essencialmente diferente, dado que propõe a melhora da qualidade de vida das pessoas que se relacionam de alguma forma com a empresa (utentes) e da própria rentabilidade da empresa. Outras normas, como a ISO 14000 Family, a OHSAS 18001/ ISO 45001 e a ISO 22000 são focadas no “não”: não poluir, não ter acidentes ocupacionais, não contaminar os alimentos. Ainda, normas como a ISO/IEC 27001 e a ISO/IEC 17025 visam aumentar os controlos para mitigar os riscos e eventuais problemas. A ISO 41001 é a norma do “sim”: operar os serviços de suporte para dar conforto aos utentes, além de proteger e conservar o patrimônio da organização, com o melhor custo possível, e satisfazendo todas as partes interessadas.

OS REQUISITOS DA NORMA:

• Contexto: perceber o contexto da organização, as partes interessadas e o escopo.
• Liderança: definir o papel da liderança e o comprometimento com o resultado.
• Planeamento: analisar e tratar os riscos, e planear os objetivos.
• Suporte: conhecer, definir e prover os recursos necessários para a eficácia do sistema.
• Operação: gerir stocks, recursos humanos, relacionamentos, e definir os SLA. Avaliação de desempenho: determinar os indicadores (KPI’s), executar auditorias internas e proceder à revisão periódica do sistema.
• Melhoria: identificar, analisar e documentar os pontos e as ações de melhoria.

Como a maioria das normas de gestão atuais, a ISO 41001 deriva da ISO 9001. Com a mesma estrutura básica e boa parte dos requisitos relativamente ao controlo de documentos, registos e auditorias internas iguais, a 41001 possui três diferenças cruciais, que, em detrimento da aparente simplicidade, transformam completamente o resultado do sistema:

• Atenção ao utente final e não somente ao cliente: o outsourcing e a gestão descentralizada em setores de apoio à atividade principal, podem levar a perda do controlo sobre o resultado entregue. Quem é o verdadeiro beneficiário daqueles serviços?
• Custo/benefício: o custo de um sistema de gestão ou de controlo interno não pode ser maior do que o benefício que se vai obter. Assim, todas as decisões devem ser baseadas na análise da designação dos recursos relacionados a determinada melhoria.
• Planeamento, planeamento, planeamento: uma especial atenção é dada ao planeamento extensivo e ao acompanhamento de resultados, sejam financeiros (orçamentário, tributário, fiscal), estratégicos ou operacionais. Todos os processos precisam ser pensados em diferentes cenários.

Para as organizações que já possuem alguma certificação em um sistema de gestão, a implantação da ISO 41001 não é difícil. Os maiores desafios assentam em gerir os fornecedores de serviços de facilities e controlar os custos, o que deve ser feito de forma a garantir a sustentabilidade da empresa a longo prazo. Este é o momento decisivo: ou se organizam e escalonam os gastos com as atividades de suporte, ou a atividade principal será gravemente ameaçada.