Blog

Aplicando com sucesso em sua empresa.

O que é PMBOK e PMI? Como usar no seu projeto?

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK), ou Corpo de Conhecimento em Gestão de Projetos, é um trabalho do Project Management Institute, que consolida melhores práticas mundialmente aceitas sobre Gestão de Projetos. Pode ser considerada como um divisor de águas na história da gestão de projetos. Mais conhecida como PMBOK, é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI.

Quer saber um pouco mais sobre esta história?

No início de 1950 até a década de 1960, as práticas e métodos de administração de projetos, no nível operacional, foram compiladas, organizadas e transformaram-se em um novo campo de estudo, em outras palavras, uma disciplina organizada em conhecimentos. Toda essa organização de conhecimento foi um resultado liderado pelo PMI. Esse Instituto reuniu práticas de diversas instituições e fizeram um avanço na arte da administração de projetos. O resultado de todo trabalho foi a realização do Guia dos conhecimentos sobre a administração de projetos (PMBOK). Todas os membros envolvidas ou partes interessadas em gestão de projetos devem possuir esse conhecimento de alguma forma.

O Guia PMBOK é muito importante para o trabalho de organizar, já que explora três conceitos fundamentais para projetos: o ciclo de vida do projeto, o processo administrativo do projeto e as áreas de conhecimento.
É importante lembrar que em 1999, dada ao impacto que causou no mundo coorporativo, o PMBOK foi reconhecido pelo American National Standards Institute (ANSI) como um padrão a ser seguido no gerenciamento de projetos. O guia sofre revisões ao longo dos anos, hoje se encontra na 6º edição. O guia é atualizado em média a cada 4 anos sempre trazendo as melhores novidades e melhorias.
 
As 3 maiores metas do PMI são:
- Formular padrões para serem usados profissionalmente em gestão de projetos;
- Gerar conhecimento por intermédio da investigação, pesquisa e estudo;
- Promover a gestão de projetos como profissão através de seus programas de certificação. 

O que é exatamente o PMBOK?

Ele é um guia criado para localizar boas práticas no gerenciamento de projetos. As orientações do Guia PMBOK não devem ser seguidas à risca, tendo em vista que cada projeto e empresa possuem suas particularidades e especificidades que os tornam diferentes de outros, praticamente único.

O PMBOK é uma espécie de enciclopédia sobre gerenciamento de projetos, catalogando os mais diversos tipos. A publicação é regularmente revisada pelo PMI. Sua função é padronizar e difundir as práticas mais eficientes, testadas e comprovadas por gerentes de projetos do mundo inteiro em um só guia.

Assim, antes de de prosseguir, vamos explicar o que é PMI. O PMI é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos do mundo todo.

Ela já era considerada a maior de seu ramo gênero no mundo, uma vez que conta com mais de 650 mil – em mais de 185 países. O escritório central localiza-se em Newtown Square, na periferia da cidade da Filadélfia, na Pensilvânia (Estados Unidos).

Como PMBOK conceitua um projeto?

Em linhas gerais, o guia conceitua como um esforço temporário, ou seja, finito. Tem, portanto, início e fim bem determinados e empreendidos para se alcançar um objetivo exclusivo, ou seja, um resultado específico que o torna único.

Os projetos são executados por pessoas, com limitações de recursos e planejados, executados e controlados ao longo de seu ciclo de vida. De forma simples, é possível afirmar que os projetos diferem dos processos e das operações, porque esses últimos são contínuos e repetitivos, enquanto os projetos têm caráter único.

Para que se tenha uma dimensão melhor da importância dos projetos, basta compreender que, para que qualquer organização alcance seus objetivos, ela precisará de esforços organizados. E isso é válido desde a construção de uma nova fábrica até a ampliação de uma unidade operacional, por exemplo.
 
Qual é a relevância de sua aplicação?

O PMBOK é considerado um guia e não uma metodologia. A princípio, podem parecer expressões equivalentes, mas não são: metodologias normalmente são baseadas em sistemas de gestão empresarial que incluem requisitos associados ao cumprimento de determinados objetivos.

Ao denominarmos o PMBOK como um guia, significa que deve ser utilizado como uma referência de conhecimento para gestão de projetos, precisa ser adaptada para cada ambiente empresarial. O guia não determina qualquer requisito ou obrigatoriedade, ele apenas documenta e disponibiliza as boas práticas.
 
E como o planejamento de projetos é definido?

Para o PMBOK, o gerenciamento de um projeto é a aplicação de habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas nas atividades da iniciativa com o objetivo de satisfazer seus requisitos. Ele pode ser melhor compreendido por meio dos processos que o compõem, organizados em cinco grupos:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Enceramento;

Onde pode ser aplicado o PMBOK?

As melhores práticas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK podem ser aplicadas a todos os tipos de projetos, independentemente do nicho, da dimensão, do pessoal envolvido, dos prazos e orçamentos.
Infelizmente, porém, é até bastante comum que projetos não sejam percebidos como tais, de forma a não serem gerenciados como deveriam. Com base nisso, é importante se atentar para o fato de que os projetos fazem parte do cotidiano, tanto que lidamos com eles a todo o momento, como, por exemplo, ao:

• Criar um novo meio de transporte;
•  Construir um prédio ou uma instalação;
•  Desenvolver um site;
•  Conduzir uma campanha publicitária;
•  Implementar um software;
•  Organizar uma festa de aniversário.

Quais são os principais benefícios do PMBOK?

Dentre os vários benefícios que o PMBOK promove no gerenciamento de projetos, podemos destacar os seguintes:
• Padronização das atividades do gerenciamento do projeto;
• Melhoria no fluxo de comunicação entre as partes envolvidas;
• Redução da negligência de atividades importantes;
• Ênfase no uso dos recursos de maneira eficiente;
• Controle sobre o andamento do projeto;
• Tratamento otimizado de riscos;
• Potencialização das chances de sucesso do projeto.

Quais tipos de gerenciamento o PMBOK pode ajudar?

A seguir falaremos sobre as áreas de conhecimentos e seus benefícios para cada uma delas:

• Gerenciamento de aquisições

Essa área de conhecimento engloba os processos requeridos para adquirir bens e serviços externos à organização executora. A área é discutida a partir da perspectiva do comprador, no relacionamento com o vendedor.

• Gerenciamento da qualidade
  O gerenciamento da qualidade do projeto deve abordar o gerenciamento do projeto e do produto e se aplica a todos os projetos, independentemente da natureza de seu produto. A qualidade é responsável pela satisfação do cliente, buscando sempre entender, avaliar, definir e gerenciar as expectativas para que os requisitos do cliente sejam atendidos.

• Gerenciamento de riscos
  Uma das áreas mais importantes é que diz respeito aos riscos. É válido lembrar que o risco de um projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade.

• Gerenciamento de escopo
  Os objetivos principais dessa área estão focados em realizar atividades para entregar o produto, serviço ou resultado e estabelecer critérios para determinar se o projeto foi completado.
• Gerenciamento de custos
  O foco dessa área é estabelecer os custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. A estimativa do custo de cada ciclo de vida pode aprimorar a tomada de decisões e são usadas para reduzir o custo e o tempo de execução, melhorando a qualidade e o desempenho da entrega do projeto. 

• Gerenciamento da integração
  No contexto do gerenciamento de projetos, integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e integração de ações que são cruciais para a execução do projeto. O gerenciamento da integração inclui fazer todas as escolhas sobre alocação de recursos, fazendo trade offs entre objetivos e alternativas, gerenciando interdependências entre as áreas de conhecimento de gestão de projetos.
  A integração é necessária em situações onde os processos individuais interagem. Por exemplo, uma estimativa de custos é necessária para um plano de contingência, envolvendo a integração dos processos de custos do projeto, tempo, risco e áreas de Gestão de Conhecimento.

• Gerenciamento das comunicações
  O gerenciamento das comunicações é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para confirmar a geração, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo.
  Segundo o PMI, 90% do tempo do Gerente de Projetos é dispensado nessa área de conhecimento. É fundamental prover ligações críticas entre as pessoas e informações, garantindo que a comunicação seja bem-sucedida e ocorra sem ruídos e outras interferências.

• Gerenciamento de recursos humanos
  O gerenciamento de recursos humanos é responsável por identificar e documentar funções do projeto, responsabilidades, habilidades necessárias, relatando os relacionamentos e criando um plano de gerenciamento de pessoal. 

• Gerenciamento do tempo
  Gerir o tempo tem por objetivo estimar recursos, duração e sequenciar as atividades do projeto. Ao fazê-lo deve-se buscar o escalonamento das atividades, a partir das precedências, gerando um cronograma do projeto. Essa área possui processos fundamentais para garantir a entrega no prazo estabelecido. 

• Gerenciamento das partes interessadas (Stakeholders)
  A primeira parte para fazer o correto gerenciamento das partes interessadas passa pelo processo de identificação das pessoas ou empresas que podem afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. É necessário ainda analisar e documentar informações relevantes sobre seus interesses, envolvimento, interdependências, influência e potencial de impacto no sucesso de seu projeto.

Qual a influência nos projetos?

• Existe uma maneira de você se tornar um especialista em gestão de projetos reconhecido pelo PMI. Para isso você deve obter a certificação PMP, que o habilitará a ser um Gerente de Projetos reconhecido internacionalmente por utilizar as melhores práticas do PMBOK. Mas você não precisa ter o certificado para colocar todo o conhecimento em pratica. Pode começar agora adotando praticas para reduzir custos. Você também pode adotar uma consultoria para adotar boas praticas e atingir o sucesso de seu projeto.