Como eles se conectam?
A Lei geral de proteção de dados (LGPD) (Lei 13.709/2018) está para entrar em vigor, como vimos aqui em nosso outro post, onde também explicamos tudo sobre a lei.
Mas resumindo, a LGPD baseia-se em princípios de respeito à privacidade, liberdade de informação e defesa do consumidor. A nova lei representa um grande avanço e inovação na regulamentação de dados no Brasil, que teve forte inspiração na Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), também conhecida como General Data Protection Regulation (GDPR), que é vigente na União Europeia.
A LGPD tem como foco principal preservar informações, tanto pessoais (nome, e-mail, telefone, endereço, documento, etc.) quanto dados considerados sensíveis (gênero, raça, religião, posição política, etc.), de clientes, funcionários e fornecedores, de forma consentida, tendo em vista que sempre se deve ter permissão para manipular e armazenar esses dados. A LGPD impacta nos tipos de contratos para atender todas suas necessidades legais, fazendo com que novos contratos estejam de acordo e velhos revistos.
Agora entramos em outro ponto importante: O que é gestão de facilities? (ISO 41001)
A gestão de facilities engloba várias práticas interdisciplinares e multidisciplinares que tem como objetivo garantir o bom funcionamento de uma companhia. A meta é fornecer conforto, segurança, melhoria de processo, infraestrutura e manutenção com o menor custo possível, para que os colaboradores possam produzir sem contratempos o produto final.
Em outras palavras, facilities estão relacionadas com o bom funcionamento das tarefas que são importantes no desempenho do ambiente de trabalho, mas não necessariamente da atividade-fim da organização, por exemplo, redução de custo em determinado setor, manter o escritório limpo, manter os telefones, etc. Nesse sentido, esse tipo de gestão mostra-se essencial para otimizar quaisquer processos realizados dentro da empresa, para facilitar e garantir boas produtivo continua.
As facilities podem ser todas administradas por uma única gerencia, chamada de gestão de facilities, que é responsável por garantir que todas as necessidades da organização sejam atendidas.
Onde LGPD e Gestão de Facilities se encaixam nisso tudo?
Empresas em sua maioria, 85%, não se sentem seguras para adequação da LGPD, aponta um estudo realizado em 08/08/2019 pela Serasa Experian. Já estamos em cima da hora, embora a lei tenha sido prorrogada, propuseram a vigência da lei em 3º de maio de 2021.
Por volta de 508 empresas foram ouvidas nesse estudo realizado, de vários os portes e segmentos diferentes, das mais diversas regiões do país. Mais de 72% das empresas com mais de 100 funcionários afirmam que pretendem terceirizar serviço para auxiliar na adequação da lei e assim não perder tempo, focando apenas nas atividades essenciais. Entre as empresas estão do setor financeiro, de serviços, varejo, saúde, entre outras. Em relação a investimentos, essas empresas preferem focar em relacionamento pessoal (reuniões,feiras,eventos,etc) e nas mídias sociais.
Gestão de Facilities e o Impacto da LGPD nas empresas
O maior impacto da LGPD, a primeiro momento são todas as adequações necessárias por parte das organizações para se adequarem. Isso porque, até então, o Brasil não possuía uma legislação tão completa e abrangente a esse respeito. Nesse sentido, a missão da Gestão de Facilities é a reestruturação de seus processos dentro da organização para que fiquem dentro da lei.
A maioria das empresas, todos os dias, colhem uma série de informações, providas de todas as pessoas que atuam ou passam por esses empreendimentos, como clientes, funcionários, prestadores de serviço, etc. E quando aqui falo “empresas” não digo apenas escritório ou chão de fábrica, entra também lojas, Museus, Restaurantes, Shopping Centers, etc. Hoje praticamente toda empresa trabalha com algum tipo de informação pessoal, seja no RH, Marketing, Financeiro, Contabilidade e TI.
As empresas, independente do ramo, devem ter em mente, se utilizada qualquer tipo de dado pessoal, como os quais citados no começo do texto, devem saber como tratar e colher dados de acordo com o que prevê na LGPD. O profissional de Facilities vem com o objetivo de tirar esse peso da empresa e facilitar na implementação da nova lei para que a contratante foque na atividade fim. Por exemplo, será o responsável pelos dados coletados na portaria, pelo cadastro dos seus terceirizados, pelo cadastro de clientes,etc.
Entre em contato com a Solarplex para tirar dúvidas ou se deseja implementar Gestão de Facilidades na sua empresa.
ARTIGO ESCRITO POR ANDRÉ VICTOR MOREIRA COSTA.
