Conheça a ferramenta
Sempre que ocorre um problema, acidente ou erro, grande parte das pessoas e organizações tem preocupação apenas o com efeito do erro, em apagar o incêndio e retomar a normalidade do serviço. Muitas não tem a preocupação, ou a disciplina, de analisar e tentar compreender a raiz desse. O intuito de dar atenção aos “porquês” de uma não conformidade é uma ótima ferramenta para investigar o que está causando os erros e compreender como resolvê-los.
Ao entender a causa raiz de um problema é possível sanar ele de forma eficaz e decisiva. No lugar de simplesmente resolver o problema de maneira paliativa, você evita que o problema apareça novamente. A ferramenta 5 porquês é muito utilizada quando nos deparamos com problemas de todos os tamanhos, dos menores aos maiores, que aparecem em nosso dia a dia.
O que é a ferramenta?
Fundamentalmente é uma das ferramentas mais simples de tratamento de não conformidade. Ela começa com uma pergunta até chegar na raiz do problema com uma serie de porquês. Com a pergunta feita, receberemos alguma resposta, essa nova resposta irá gerar uma nova pergunta e assim por diante. Dificilmente mais de 5 porquês serão necessários para chegar a raiz do problema, mas se acontecer, não se espante
Para se obter o melhor resultado com essa técnica é importante reunir todos os envolvidos no processo. Quando a equipe estiver focada e concentrada, é hora de começar um brainstorm com os envolvidos.
Exemplo a seguir é com base na história de Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção, que conta sobre uma máquina que parou de funcionar (Ohno, 1988):
1. Por que a máquina parou? Houve uma sobrecarga e o fusível queimou.
2. Por que houve uma sobrecarga? O rolamento não foi lubrificado como deveria.
3. Por que não foi devidamente lubrificado? Porque a bomba lubrificadora não estava bombeando o suficiente.
4. Por que a bomba não estava bombeando o suficiente? O eixo da bomba estava danificado e fazia barulho.
5. Por que o eixo estava danificado? Porque não havia proteção e cavacos acumulavam-se na bomba.
Como aplicar na prática?
Embora seja uma ferramenta fácil de usar e podendo ser aplicada por qualquer um, a qualquer hora e lugar, para extrair o máximo de seu potencial é importante seguir algumas estratégias. A primeira etapa que deve ser feita para aplicar os 5 Porquês é reunir todos envolvidos no processo onde ocorreu o problema. Cada membro da equipe possui vivências e experiencias diferentes, o que ajuda a encontrar diferentes pontos de vista sobre um mesmo objeto de análise.
Após esse brainstorm, o importante é anotar os problemas que vão aparecendo, até encontrar o problema raiz. Isso deixa tudo mais fácil de ser visualizado e também deixa o processo mais fácil de ser formalizado se houver necessidade. As perguntas e problemas levantados devem ser respondidos através de “porquês”, de forma a encontrar o problema raiz e que todos da equipe participem.
Taiichi Ohno também norteou o processo, nos ajudando a aplicar a ferramenta. Ele dividiu em 3 passos:
• Você determina o que houve;
• Em seguida, o porquê de ter acontecido
• Descobre o que pode ser feito para reduzir as chances de acontecer novamente.
Dica: Muitas vezes, durante este processo as pessoas são levadas a respostas como “erro de execução do funcionário” ou “erro humano”. Porém erros humanos, apesar de serem algo recorrente demonstra algo por trás. Pode ser treinamento ineficaz, competência mal definida e, principalmente, falta de um controle de redução de erros. Erros humanos podem ser evitados, mas não zerados. Precisamos trabalhar em soluções diferentes para reduzir este tipo de causa.
Para saber mais sobre Não Conformidade você pode acessar o link:
https://www.solarplex.com.br/blog/item/34-o-que-e-nao-conformidade-e-como-trata-las
Escrito por André Victor Moreira Costa e Felipe Romero
