Conheça e saiba utilizar essa ferramenta.
No mundo corporativo, a tomada de decisão é fundamental e tem que ser feita de maneira rápida quando surge um problema para evitar qualquer tipo de prejuízos, assim evitando ou reduzindo erros.
Por mais experientes e qualificados sejam os envolvidos no projeto, sempre há chance de falha, por isso não é recomendado o uso de “achismo”, opiniões pessoais ou mesmo intuição. As tomadas de decisões têm que ser feitas a partir de fatos.
Essa ferramenta, criada por Kaoru Ishikawa, ajuda a organizar e direcionar o raciocínio para prováveis causas de um problema, ajudando a ver todo seu processo e seus efeitos no funcionamento de vários setores da organização.
O que é Diagrama de Ishikawa?
Famoso também por outros nomes, como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, é uma ferramenta que torna os problemas mais visuais, onde torna mais fácil enxergar, gerenciar e controlar diferentes áreas da empresa, dando suporte também para ver as reais causas de problemas ou soluções em determinado setor.
Esse diagrama tem inúmeras funções, não só de identificar o problema e suas causas, mas como melhorar a tomada de decisão nos processos da empresa, tornando a solução do problema a melhor possível. Por se tratar de um diagrama que é mais visual, é possível ter uma noção do problema que acontece e como a equipe pode resolver.
Como utilizar
Em 4 passos, você aprenderá a usar essa simples, porém eficaz, ferramenta para solucionar problemas.
1 – Definir o problema
O passo inicial é selecionar um problema que será analisado. Dito isso, não utilize definições muito amplas., no lugar, por exemplo, pode ser utilizado. Seja especifico em relação ao problema, por exemplo:
• Peça da máquina X com defeito.
• Produto final com defeito
• Erro de contagem de dinheiro no caixa
• Erro na contagem de peças no almoxarifado
• Atendimento das operadoras de caixa lento
• Caminhão de entrega não chega no horário
2 – Criar a espinha de peixe e marcar o problema que será analisado;
Para montar o diagrama, será necessário definir quais serão as espinhas do peixe, em outras palavras, as áreas que o problema será analisado. Claro que isso pode mudar de acordo com sua empresa e suas necessidades, mas a base fundamental é essa. Também conhecido como 6Ms, esse método propõe 6 áreas para que as causas sejam divididas.
I. Método: o método usado em determinado processo pode estar causando o problema por não ser adequado. Esse item diz respeito aos métodos que a organização usa para executar seus objetivos.
Exemplos:
• Uso de Software
• Técnica de Vendas
• Controle de Qualidade
• Tipo de jornada de trabalho
• Processo do produto mal dimensionado
II. Material: os materiais usados podem não ser próprios para o fim que ser quer, causando um problema.
Exemplos:
• Má conservação do material
• Matéria prima de má qualidade
• Fornecedor não confiável
• Especificação não adequada
• Não foram solicitados
• Ferramenta não adequada para o serviço
III. Mão-de-obra: Eles sabem o que precisa ser feito? Os funcionários estão trabalhando corretamente? Algum treinamento é preciso? Os métodos podem estar corretos e a falha está nas pessoas que executam o trabalho, é necessário avaliar a aplicação por meio dos colaboradores envolvidos.
Exemplos:
• Treinamento não adequado
• Excesso de conversa paralela
• Palestras
• Reuniões diárias
• Operários sem transporte
• Falta de comunicação entre gestores
IV. Máquinas: Todos os equipamentos estão funcionando corretamente? São modernos? A produção está em dia? Manutenção é regular? Inspecionar o maquinário que é usado é fundamental para sua manutenção ou evitar sua decomposição, de forma a fazer a máquina durar o máximo de tempo possível.
Exemplos:
• Equipamento antigo
• Paradas constante para manutenção
• Falta de manutenção
• É adequado para o trabalho realizado?
V. Medidas: as métricas estão dentro do esperado? Os resultados apresentados pelas maquinas ou funcionários estão sendo avaliados corretamente? As metas estão sendo atingidas? Os controles derivados dessas mediadas podem ser afetados também.
Exemplos:
• Bônus salarial
• Mudança de horário
• Incentivos
• Equipamento mal calibrado
• Sistema de controle de produção
VI. Meio ambiente: Aqui não se fala apenas da natureza, como poluição. Aqui falamos também do ambiente que a empresa está inserida. Há barulho excessivo dentro da empresa? Faz muito calor no interior da fábrica? Existem poucas cadeiras disponíveis para os funcionários?
Exemplos:
• Falta de espaço na linha de produção
• Muito calor no ambiente
• Muita chuva
• Lugar úmido
• Risco de desastre ambiental
• Região com alto índice de assalto
3 – Reúna a equipe
Depois de levantar o problema e criar a estrutura dos 6Ms, é chegada a hora de reunir os envolvidos no processo e fazer um brainstorm. Na verdade, é de super importância também reunir pessoas que não estão ligadas diretamente no processo, elas vão trazer outra visão e talvez podemos até descobrir que o problema impacta outros setores. Por isso além dos envolvidos no processo, o ideal é ter pelo menos um representante de cada setor se possível. Nesse passo, podemos utilizar a ferramenta “5Porquês” como apoio para encontrar o problema raiz. Fizemos uma publicação sobre essa ferramenta que pode ser vista clicando aqui.
4 – Analise as causas e fatores atrelados a estas e planeje ações
Analise as possíveis causas do problema de forma a encontrar quais tem mais impacto e as soluções propostas. Feito isso, faça um planejamento das ações de correção propostas e um prazo para sua realização.
Exemplo 1
Vamos supor que há um problema em relação ao envio de um produto, o problema pode estar não somente na logística adotada, pode estar também com as maquinas envolvidas no processo, que elaboraram o produto com atrasos ou em sua capacidade máxima, ou até mesmo com o entregador que não estava com o endereço certo.
Obs.: Se é possível ligar a causa analisada como o problema, gerando uma relação de causa e efeito, isso é anotado dentro do seu campo correspondente, que no exemplo pode ser tanto Maquina, Mão-de-Obra e Medida.
Exemplo 2
Aqui uma empresa de confecção de roupas encontra um problema de “costuras fora de padrão”. Feito uma reunião com envolvidos e outros membros que queriam ajudar, foi levantando algumas possibilidades que estavam ocorrendo o erro.
Método:
• Mal alinhamento da máquina;
• Sem sinalização onde a costura deve ser feita.
Mão de Obra:
• Sem treinamento adequado para atividade;
• Aceleração da produção para bater metas.
Meio Ambiente:
• Falta de refrigeração. (O que poderia causa maior desgaste dos colaboradores)
Máquina:
• Má calibração da maquina
• Sem sistema de correção automático
• Maquina não serve para atividade de costura
Quando você traz um problema e o analisa utilizando os 6Ms, é possível identificar as principais causas dos problemas num determinado processo e assim fazer devidas melhorias.
Entre em contato com a SolarPlex para tirar dúvidas ou se deseja implementar essa ferramenta na sua empresa.
ESCRITO POR ANDRÉ VICTOR MOREIRA COSTA
