Saiba como aplicar em sua empresa.
Mostrar graficamente os processos de uma organização ajuda a compreender todo trabalho realizado, onde facilita tanto identificar possíveis erros como ter ótimas ideias de melhoria. Hoje há várias formas de fazer tal representação, mas uma com grande popularidade é o Fluxograma, que iremos ver no artigo de hoje.
O que é Fluxograma?
O fluxograma é uma ferramenta para elaborar processos de forma visual assim como aperfeiçoa-los fazendo analises críticas e possíveis alterações do processo. Como uma ferramenta versátil, pode ser utilizado no planejamento de processos, na documentação de projetos, em estudo de melhorias, para traçar formas de comunicação entre pessoas e também auxiliar aos envolvidos a entenderem o processo que precisa ser executado. Tenha em mente que o objetivo mais importante do fluxograma é fazer com que o fluxo de informação de um processo seja claro e de fácil entendimento, evidenciando todas as sequencias operacionais do trabalho que será executado.
Em que momento utilizar Fluxograma?
Amplamente utilizado em empresas de todos os portes para mapear os processos de todos os setores, como processos de negócios, processos no chão de fábrica ou no RH, mas para deixar claro, essa ferramenta pode ser empregada em qualquer setor ou projeto. Ele normalmente é utilizado quando se quer entender como os processos ocorrem, quando se deseja padronizar ou quando se pretende fazer melhorias de processo. Seja lá qual for o objetivo da empresa, quando ela toma essa iniciativa, ela quer melhorar seus resultados.
Desenhar um fluxograma é uma habilidade muito importante que vamos ver um pouco mais a frente.
Exemplos de quando utilizar:
• Para entender como um processo funciona;
• Para estudar um processo a fim de implantar melhorias;
• Para apresentar a outras pessoas como funciona algum processo;
• Para melhorar a comunicação entre as pessoas envolvidas em um mesmo processo;
• Para documentar um processo;
• Para planejar um projeto;
• Ajudar na tomada de decisão.
Como criar um fluxograma
Não é incomum ver qualquer desenho de processo ser chamado de fluxograma. Por ser um termo antigo, criado em 1921 por Frank Gilberth, acabou se popularizando. Fluxograma é quase um desenho técnico que o objetivo é conseguir expressar como uma atividade funciona de forma objetiva e clara.
Aqui vão algumas dicas:
• Definir o que compõe o processo
• Definir o escopo do processo
• Colocar cada processamento na ordem em que ocorrem
• Desenhar símbolos correspondentes para cada etapa do processo
• Ligar, através de setas, os processamentos em sequência adequada
• Dar ao fluxo um começo e um fim.
Símbolos do fluxograma de processos.
Existem diferentes tipos de simbologia para montar um fluxograma. As vezes pessoas e empresas criam suas próprias linguagens e métodos de leitura, mas basicamente a lógica por trás é sempre a mesma.
Agora vamos ver alguns símbolos e regras que são normalmente empregados na maioria dos fluxogramas.
Operação: Sinaliza uma parte do processo. Normalmente a tarefa é escrita dentro do retângulo ou perto do lado de fora.
Exemplo:
• Levar documentos
• ligar máquina,
• mandar e-mail para cliente.
Decisão: Esse símbolo representa decisões que devem ser tomadas. Normalmente desse símbolo saem duas setas que representam a resposta dá decisão, que geralmente é SIM e NÃO. Como no símbolo anterior, a tarefa é escrita dentro do retângulo ou perto do lado de fora.
Exemplo:
• Tem e-mail de cliente para responder?
• A quantidade certa de produto foi feita?
• Precisa fazer manutenção na máquina?
Sentido do fluxo: Indica onde começa e onde termina. Essas duas formas arredondas são muito utilizadas. Início e Fim são escritos dentro ou fora na proximidade do símbolo.
Exemplos de Fluxograma
1)
2)
Um método que utilizada do Fluxograma para modelar e dar ritmo para um projeto de negócios é a Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN). Funcionando com um braço auxiliar no Gerenciamento de Processos de Negócios, ele ajuda ilustrar visualmente o passo-a-passo detalhado nos processos de negócio e como as informações devem ser distribuídas para alcançar a meta. Dito isso, tem como função o mapeamento de processos de empresas e a melhor eficiência deles. Em breve um artigo sobre no blog.
Entre em contato com a SolarPlex para tirar dúvidas ou se deseja implementar essa ferramenta na sua empresa.
Escrito por André Victor Moreira Costa
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